Un usuario de documentación solo podrá visualizar los documentos aprobados comprendidos en su perfil de acceso.
Un administrador documental podrá gestionar los documentos dentro de su perfil, dando de alta nuevos documentos, o nuevas versiones. Puede ejecutar circuitos de firmas para determinados documentos, realizar la distribucion electrónica o física de los documentos.
Un administrador al ingresar en Documentos verá los documentos que el administra y los documentos de otros administradores que le han dado permiso a utilizarlos con su perfil de usuario.
Ejemplo: una persona puede tener acceso de usuario a todos los documentos de la organización (es decir, visualiza documentos de cualquier sector), mientras que sus permisos de administrador documental pueden ser solo de un sector específico como Comercial, por lo cual podrá, por ejemplo, dar de alta documentos del sector Comercial, pero no de Administración, Compras, etc.